Einstellen von Nicht-EU-Fachkräften in Deutschland: Verträge & Policies klar und rechtssicher

Ich berate Arbeitgeber, die Nicht-EU-Fachkräfte einstellen. Hier ist ein praktischer Leitfaden für klare Verträge und Policies in Deutschland. Kurze Sätze. Kein Jargon. Nur das Nötige, um Verzögerungen und Streit zu vermeiden.

Worauf ich zuerst schaue (Kurz-Checkliste)

• Job–Qualifikation: Titel und Aufgaben passen zur Einwanderungsroute.
• Arbeitszeit: Stunden, Pausen und verlässliche Zeiterfassung (auch remote).
• Arbeitsort: Büro, Homeoffice, Mobile Arbeit und evtl. grenzüberschreitende Grenzen.
• Ausstattung & Daten: Geräte, IT-Sicherheit, Vertraulichkeit, IP.
• Probezeit: Dauer und Kündigungsfrist klar.
• Wettbewerbsverbot (falls nötig): Umfang, Karenzentschädigung, Dauer.

Probezeit (Probezeit) und Kündigungsfristen

Einfach halten. In Deutschland üblich: bis zu 6 Monate Probezeit. Währenddessen gilt oft die kurze gesetzliche Frist (häufig 2 Wochen). Danach: gesetzliche oder vertragliche Fristen nach Betriebszugehörigkeit.

• Klar schreiben: Länge der Probezeit, Frist in der Probezeit und was danach gilt.
• Keine Überraschungen: keine versteckten Leistungsbedingungen; Erwartungen in einfachen Worten.
• Dokumentation: kurze Check-ins, Notizen – hilft, wenn schnell gehandelt werden muss.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot (wann & wie)

Nur nutzen, wenn die Rolle es wirklich braucht. Zulässig, wenn Sie strenge Regeln einhalten:

• Schriftform: formgerecht und rechtzeitig aushändigen.
• Karenzentschädigung: mind. 50 % der letzten vertraglichen Bezüge für die Dauer.
• Dauer: max. 2 Jahre.
• Umfang: Tätigkeiten, Gebiet, Kundengruppen präzise und nicht weiter als nötig.
• Interessenabwägung: sonst kann das Gericht kürzen/streichen.
• Rückgabe & Übergabe: saubere Exit-Regel aufnehmen.

Tipp: Wenn nur Kunden/Personal geschützt werden sollen, reicht oft eine Abwerbeverbots-Klausel mit klaren Grenzen.

Homeoffice vs. Mobile Arbeit (sauber definieren)

• Homeoffice/Telearbeit: fester Arbeitsplatz zu Hause, geplant und mit Unterstützung ausgestattet.
• Mobile Arbeit: wechselnde Orte, kein fester Heimplatz.

Modell wählen: Homeoffice (fix) oder Mobile Arbeit (flexibel) – Kombination ist möglich, aber jeweils definieren.

• Arbeitsort: Büro-Adresse nennen; bei Telearbeit Wohnadresse; Standard-Land festlegen.
• Ausstattung: Geräte auflisten; wer Internet/Strom/Möbel zahlt.
• Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung bei Telearbeit; Grundregeln für Mobile Arbeit.
• Erreichbarkeit: Kontaktfenster und Regel für Präsenztermine im Büro.

Arbeitszeit und Zeiterfassung

• Grenzen: im Schnitt bis 8 Stunden/Tag, Pausen und Ruhezeiten; Sonn-/Feiertage beachten.
• Verlässliche Erfassung: Beginn, Ende, Pausen – auch remote; Methode einfach und einheitlich.
• Überstunden: Genehmigung, Erfassung, Vergütung oder Freizeitausgleich regeln.
• Führungskräfte: evtl. Ausnahmen sauber und rechtskonform formulieren.

Datenschutz, Vertraulichkeit und IP

• Vertraulichkeit: Geschäftsgeheimnisse klar schützen und auf interne Policy verweisen.
• Datenschutz: Mitarbeiter-Information; Regeln zu BYOD und Cloud-Tools.
• Zugriff: wer sieht Kundendaten bei Remote-Arbeit; MFA und Verschlüsselung.
• IP-Übertragung: Arbeitsergebnisse gehören dem Unternehmen; einfache Rückgabe & Löschung beim Exit.

Grenzüberschreitendes Remote (unter Kontrolle halten)

• Freigabe zuerst: keine Auslandsarbeit ohne schriftliche Zustimmung.
• EU/EWR: A1-Bescheinigung und lokale Grenzen prüfen.
• Nicht-EU: Visa, Steuern, Betriebsstätten-Risiko vorher klären.
• Deckel: kurze Auslandsaufenthalte nur mit Jahres-Cap und Freigabeprozess.

Mein HR-Ablauf (Schritt für Schritt)

1. Modell wählen: Office-first, Hybrid mit Homeoffice oder nur Mobile Arbeit – schriftlich festhalten.
2. Vertrag entwerfen: Job–Qualifikation, Probezeit, Fristen, Arbeitszeit, Arbeitsort, Ausstattung, IP & Vertraulichkeit.
3. Policies ergänzen: Zeiterfassung, Remote-Regeln, IT-Security, Datenschutz, Spesen.
4. Wettbewerbsverbot entscheiden: nur bei Bedarf; dann Formalien einhalten (Schriftform, 50 %, max. 2 Jahre, präziser Umfang).
5. Onboarding planen: Accounts, Hardware, Zeiterfassung, Checklisten für Führungskraft und Mitarbeiter.

Häufige Fehler

• Unklarer Arbeitsort: „remote“ ohne Land/Grenzen.
• Keine Zeiterfassung remote: verstößt gegen Arbeitszeitregeln.
• Zu weites Wettbewerbsverbot: ohne Entschädigung, zu lang, zu breit – oft nicht durchsetzbar.
• Titel–Aufgaben passt nicht: Einwanderungsprofil ≠ Vertragsbeschreibung.
• Fehlende IP/Vertraulichkeit: keine Eigentums-/Rückgaberegeln beim Exit.

FAQs

Wie lang sollte die Probezeit sein?

Oft bis zu 6 Monate. Währenddessen kurze gesetzliche Frist; danach Frist getrennt angeben.

Brauche ich für jede Rolle ein Wettbewerbsverbot?

Nein. Nur bei echtem Bedarf. Dann: Schriftform, mind. 50 % Entschädigung, max. 2 Jahre, präziser Umfang.

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

Kein allgemeines Recht. Modell im Vertrag/der Policy festlegen. Bei Telearbeit Ausstattung und Sicherheit planen.

Wie erfassen wir Zeit im Homeoffice?

Eine verlässliche Methode wählen (Tool/Formular). Beginn, Ende, Pausen – identisch für Büro und remote.

Dürfen Mitarbeiter aus dem Ausland arbeiten?

Nur nach vorheriger Genehmigung. Sozialversicherung (A1), Steuern und Visa vorher prüfen.

Call to action

Vereinbaren Sie eine persönliche Beratung. Ich richte Vertrag, Remote-Policy und (falls nötig) Wettbewerbsverbot an deutschen Regeln aus – für schnelles, sicheres Hiring.

Offizielle Hinweise

• BMAS — Working time basics
• BAuA — Guidance on telework and home office
• DVKA — A1 certificate (working in other EU/EEA states)
• GDPR resources — Employee data protection (overview)

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.